Kako postati virtualni asistent u Hrvatskoj?

Prije godinu dana tražeći posao od kuće s fleksibilnim radnim vremenom susrela sam se s ovim pojmom i odmah sam se pitala što mi je potrebno za baviti se ovim poslom.

Ovaj posao pruža izvrsnu ravnotežu između privatnog i poslovnog života zbog čega je ovo idealno zanimanje za žene, posebice za majke. Meni osobno puno je značila i sloboda odlučivanja kada ću raditi, koliko ću raditi i najvažnije s kim ću raditi.

Sada mi se mnoge žene obraćaju tražeći savjet pa sam odlučila napisati ovaj vodič o tome koje ključne korake trebate poduzeti i koje vještine posjedovati kako bi i vi uspješno započeli ovaj posao.

Definirajte svoje usluge

Prvi korak je definiranje usluga koje ćete pružati klijentima.
Morate najprije razmisliti o svome obrazovanju i prethodnom radnom iskustvu a bitne su i sve vještine koje ste stekli u prošlosti kako hard skills tako i soft skills. Ništa manje važni nisu vaši interesi i želje s čim se zapravo želite baviti.

Preporuka je napraviti vlastitu SWOT analizu kako bi ste saznali vaše Snage, Slabosti, Prilike i Prijetnje tj. sve ono u čemu ste dobri ili loši te kako okolina utječe na vas s prilikama koje se pružaju ali i potencijalnim prijetnjama.

Kako bi ste odlučili o uslugama koje ćete pružati može vam pomoći Japanska metoda – IKIGAI. Ovom metodom postavljate si pitanja što volite raditi, u čemu ste dobri, što je traženo i što su ljudi spremni platiti. Točka preklapanja odgovora na ova četiri pitanja dati će vam odgovor koje usluge trebate odabrati.

Najčešće se pruža pomoć iz administracije, digitalnog marketinga, financija, organizacije i prodaje, ali može se i specijalizirati za rad u nekim alatima poput MailChimpa, WordPress-a i sl. Specijalizirati se možete u startu ali i naknadno dok iskušate tržište.

Ja sam odlučila ponuditi Administrativne usluge, Marketinške usluge i Usluge osobne asistencije.

Formirajte cijenu

Cijena vašeg rada ovisi o vašim znanjima, iskustvu, vrijednostima koje pružate klijentu, brendu, tržištu, konkurenciji.
Cijene se mogu formirati po satu, po projektu, paketu usluga ili paušalno mjesečno. Za početak je najbolje raditi po satu jer je teško procijeniti vrijeme potrebno za odraditi zadatak.

Razvijte svoje vještine

Kako bi ste bili uspješni i konkurentni morate biti spremni na konstantno učenje novih alata i tehnologija te razvijati sljedeće vještine:

Upravljanje vremenom i organizacija što podrazumijeva postavljanje ciljeva, prioriteta i dobro planiranje. Kod postavljanja prioriteta može vam pomoći Eisenhowerova matrica HITNO-BITNO. Ove vještine su jako važne zbog koordiniranja poslova za više klijenata istovremeno.
Komunikacijske vještine za kontakt s klijentima ali i predstavljanje svojih usluga
Poznavanje alata za upravljanje zadacima, mjerenje vremena, komunikaciju, uređivanje dokumenata, digitalno potpisivanje, spremanje lozinki, za izradu web-a, newslettera. Navesti ću samo neke koje osobno koristim: MS Office, Clockify, Trello, Notion, Zoom, Teams, Slack, GDisk, Sign Request, LastPass, Canva Pro, WordPress, MailChimp. Ovo ne znači da sve morate znati u startu, naučit ćete s vremenom ali osnovne programe ipak morate jer posao to zahtjeva.
Poznavanje društvenih medija (bez kvalitetne samopromocije i vidljivosti teško ćete doći do klijenata).

Postavite operativne procedure

Dokumentirajte sve poslovne procese poput rada s klijentima, upravljanja zadacima, korištenje alata, društvene mreže i sl. Sa standardnim operativnim procedurama ostvarit ćete uštedu vremena posebno kada se posao bude povećavao.

Postavite marketing strategiju

Kako bi ste privukli klijente morate biti vidljivi, dostupni online. Poželjno je da imate svoju optimiziranu web stranicu, a za početak je dovoljno imati profile na društvenim mrežama na kojima su vaši idealni klijenti poput LinkedIn-a, Facebook-a ili Instagrama.
Ne morate biti na sto strana već se skoncentrirajte na dvije, maksimalno tri mreže.
Networking je jako bitan u ovom poslu stoga stalno gradite svoju mrežu online i offline.

Pronađite klijente

Do klijenata možete doći na stranim platformama poput Upwork-a ili na domaćoj platformi Go2Human Hub. Pratite oglase na stranicama za zapošljavanje, pratite Facebook grupe na kojima se oglašavaju poslovi ili radite outreach prema potencijalnim klijentima.

Međutim najbolji način za dolazak do klijenata je preporuka zadovoljnih klijenata. Do prvih preporuka može se doći besplatnim radom u zamjenu za preporuku. Ja sam do prve klijentice došla u Internshipu radeći besplatno 20 h. Nastavili smo surađivati, dobila sam preporuku a ona mi je dovela nove klijente.

Pružite izvrsnu uslugu

U pružanju usluga budite profesionalni. Najbitnija je odgovornost, organiziranost i dobra komunikacija s klijentima. Klijentove potrebe stavite na prvo mjesto i uvijek dajte dodatnu vrijednost.
Zadovoljan klijent je najbolji način za doći do novih klijenata.

Zaključak

Zapamtite kako bi ste se bavili ovim poslom najvažnije je definirati svoje usluge, izgraditi svoj online profil, razviti vještine, primijeniti marketinške strategije i pružiti izvrsnu uslugu.

Budite strpljivi, uporni i spremni na stalno učenje i usavršavanje jer su to ključni faktori za postizanje uspjeha u ovoj industriji.

Ivana Dedić virtualni asistent.