15 savjeta kako povećati produktivnost optimizacijom Gmail-a
U današnjem digitalnom vremenu ne možemo poslovati bez email-a a jedan od najpopularnijih email servisa svakako je Google-ov Gmail. Budući da ima puno funkcionalnosti može biti puno više od obične pošte. U ovom blogu, otkriti ću vam kako možete optimizirati svoje poslovanje i povećati produktivnost uz pomoć Gmaila.
1. Korištenje oznaka (labels)
Umjesto tradicionalnih mapa, koristite oznake/labels kako biste organizirali svoje poruke i olakšali naknadno pretraživanje poruka. Za razliku od tradicionalnih mapa jedna poruka može pripadati u više kategorija istovremeno. Možete koristiti labels poput hitno, čekanje odgovora, dovršeno i sl. kako bi ste bolje organizirali svoje zadatke. Jako korisno je korištenje Gmail oznake ´hitno´ kako bi smanjili rizik od propuštanja važnih rokova ili informacija.
2. Primjena Gmail filtera i automatskog preusmjeravanja
Pomoću Gmail-ovih filtera možete na temelju raznih kriterija poput naslova, pošiljatelja, ključne riječi poruke označiti, arhivirati, izbrisati ili automatski preusmjeriti. Ovom automatizacijom uštedjet ćete vrijeme za pregledavanja poruka, fokusirat ćete se na bitno i smanjiti nered u poštanskom pretincu.
3. Odgođeno čitanje poruke (snooze)
Ako primite poruku koja nije hitna i kojom se možete baviti naknadno možete je “odgoditi” kako bi se pojavila u vašem inboxu kasnije, kada vama odgovara. Tako ćete se fokusirati na trenutne zadatke.
4. Integracija Gmail-a s Google Kalendarom
Google Kalendar nam služi za planiranje sastanaka, događaja i važnih rokova. Ovim povezivanjem možete automatski dodati događaje iz emailova u svoj kalendar i obrnuto te time olakšati praćenje sastanaka i obaveza. Kreiranjem događaja u Google Kalendaru možemo dodati i podsjetnik na email kako ne biste propustili važne događaje.
5. Integracija Gmail-a s Google Chat i Meet-om
Integracijom alata Google chat omogućuje se brže komuniciranje. Ako često koristite Google Meet za video pozive, zahvaljujući integraciji s Gmailom možete brže organizirati sastanke i pristupiti linku za pridruživanje izravno iz e-mail poruke.
6. Integracija Gmaila s Google Dokumentima, Tablicama i Prezentacijama
Ova integracija olakšava vam suradnju s kolegama i klijentima. Možete dijeliti dokumente, tabele ili prezentacije putem Gmaila i omogućiti pristup biranim osobama. Ova funkcija olakšava timski rad, omogućava brže donošenje odluka i povećava produktivnost tima.
7. Integracija aplikacija s Gmailom
Ova integracija omogućuje korištenje aplikacija bez napuštanja Gmail-a. Mnoštvo je korisnih aplikacija a izdvojila bih Zoom, Asanu, Trello, Slack, Dropbox
8. Gmail predlošci za brze odgovore
Ako često šaljete iste ili slične e-mailove upotrijebite Gmail predloške odgovora. S predlošcima ćete brže odgovoriti na uobičajene upite te uštedjeti vrijeme za ponovno tipkanje poruke.
9. Gmail pretraga za brzi pristup informacijama
Omogućava da brzo pronađete tražene poruke koristeći ključne riječi, filtre i napredne pretrage.
10. Kreiranje Gmail potpisa
Ovo može pomoći za stvaranje profesionalnijeg dojma kod vaših klijenata i suradnika. U potpisu možete dodati kontakt informacije, linkove vaših društvenih mreža ili web-a, što olakšava kontaktiranje.
11. Jedan inbox za sve email adrese
Ako imate više email adresa, možete konfigurirati Gmail da prikazuje sve poruke u jednom inboxu, te se nećete morati prebacivati između različitih računa.
12. Zakazivanje slanja e-mailova
Gmail vam omogućava da napišete e-mailove unaprijed i postaviti ih da budu poslani u određeno vrijeme.
13. Upotreba oznaka za zadatke (Task)
Gmail poruku možete dodati u vaš popis zadataka – Tasks
14. Upotreba tipkovnih prečaca u Gmail-u
Omogućuje efikasnije korištenje Gmail-a te je brže od korištenja miša, npr. s tipkom “C” možete brzo napisati novi e-mail. Ne morate pamtiti sve prečace jer sa Shift + ? (upitnik) prikazuje se popis tipkovničkih prečaca.
15. Automatski odgovor na dolazne poruke ili za vrijeme odsutnosti
Omogućava postavljanje poruka koje će se automatski slati kao odgovor na dolazne e-mail-ove. Ova značajka je korisna u situacijama kada želite obavijestiti pošiljatelje da ste primili poruku, da niste dostupni, da ste na godišnjem odmoru ili možete dati odgovor na često postavljana pitanja.
Ovi savjeti i trikovi će vam pomoći da maksimalno iskoristite Gmail te da budete efikasniji, organiziraniji i produktivniji.
Ivana virtualni asistent